Việc quản lý tài chính – kế toán trong doanh nghiệp chia làm nhiều bộ phận khác nhau với những chức danh cụ thể. Trong đó, receivable accountant thực hiện các khoản thu đối với những khách hàng chưa thanh toán các dịch vụ cho doanh nghiệp.
Một thuật ngữ thường xuyên được biết đến trong doanh nghiệp với tên gọi receivable accountant, đây là một vị trí công việc thực hiện các việc tính toán. Nhưng cụ thể receivable accountant là gì? Họ thực hiện công việc nào? Chúng ta hãy cùng giải đáp các câu hỏi này trong bài chia sẻ sau nhé!
Receivable accountant là gì? Tầm quan trọng trong doanh nghiệp
Receivable accountant là kế toán công nợ, họ thực hiện việc quản lý, theo dõi và thu nợ mà khách hàng chưa thanh toán đối với việc mua các sản phẩm, dịch vụ từ doanh nghiệp. Việc bán hàng này thường xuyên được sử dụng tại nhiều doanh nghiệp dưới hình thức trả chậm. Có tính pháp lý trong việc thực hiện bởi được xem là một phần tài sản của doanh nghiệp chưa thu hồi. Các khoản thường thu ở dạng tín dụng trong thời gian ngắn hạn vài ngày cho đến 1 năm.
Receivable accountant có vai trò giúp doanh nghiệp phân tích doanh số bán hàng và dựa trên các định kỳ phải thu sẽ giúp đo lường thời gian thu tiền trung bình cho các khoản thu của doanh nghiệp. Đồng thời đây cũng thước đo giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ cân bằng các khoản phải thu và phải trả. Từ đó, đo lường được doanh thu thực chất sau mỗi kỳ kế toán để đảm bảo sự cân đối.
Bên cạnh đó, payable accountant cũng là một thuật ngữ có mối quan hệ mật thiết với receivable accountant và được hiểu là kế toán thu chi. Họ thực hiện việc thanh toán các khoản nợ phải trả. Đồng thời chịu trách nhiệm kiểm soát các hoạt động thu ngân và quản lý tiền mặt.
Receivable accountant có nhiệm vụ gì?
Nhận hợp đồng từ các bộ phận, thực hiện các việc như: Kiểm tra nội dung, thêm mã và sửa mã khách hàng, nhà cung cấp, thêm mã hợp đồng vào phần mềm quản lý. Receivable accountant có trách nhiệm thực hiện việc xác nhận: Công nợ với khách hàng, hóa đơn bán hàng, các chứng từ thanh toán. Kiểm tra công nợ dựa trên hợp đồng đã ký kết bao gồm: Kiểm tra giá trị hàng, hạn mức tín dụng, thời hạn thanh toán, số lượng hàng, chủng loại, phụ kiện, giá bán, công nợ phát sinh…
Theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng mua hàng trong và ngoài nước từ các bộ phận, thường xuyên liên kết với các bộ phận để quản lý hợp đồng. Đồng thời theo dõi việc thanh toán của khách hàng, tham gia thu hồi nợ, đôn đốc các khoản nợ khó đòi, đã quá hạn.
Chịu trách nhiệm chuyển công nợ hàng hóa, dịch vụ ở các chi nhánh và xác nhận công nợ định kỳ. Điều chỉnh tỷ giá và điều chỉnh các vấn đề liên quan giữa các bộ phận hay khách hàng, nhà cung cấp. Thực hiện việc kiểm tra số liệu công nợ của khách hàng, nhà cung cấp để lập biên bản xác nhận, công nợ tạm ứng của cán bộ.
Lập thông báo các khoản nợ thanh toán. Lập báo cáo công nợ và báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng, các thông tin liên quan.
Việc quản lý các khoản thu thực hiện như thế nào?
Để đảm bảo việc quản lý các khoản tính toán trong doanh nghiệp chính xác, kế toán cần thực hiện các việc làm sau:
Lập bảng theo dõi: Có thể lập bảng theo dõi bằng phần mềm excel hoặc các phần mềm chuyên dụng. Nhờ đó mà dễ dàng theo dõi chính xác việc cập nhật những phát sinh liên quan đến công nợ dựa vào các thông tin trên hợp đồng, các phiếu thu-chi, các khoản chiết khấu… Đồng thời để tránh thất thoát cho doanh nghiệp cần tuân thủ các trình tự thu hồi nợ bao gồm: Kiểm soát và luân chuyển chứng từ, thanh toán…
Duy trì mối quan hệ với khách hàng: Việc tạo mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng sẽ giúp việc thu nợ dễ dàng hơn. Các kế toán sẽ thuận tiện trong việc thông báo các điều kiện chiết khấu, chi tiết các sản phẩm và các chứng từ liên quan. Bên cạnh đó, mối quan hệ giữa kế toán với các bộ phận như: Kinh doanh, nhân sự có vai trò quan trọng trong việc đối chiếu thu-chi.
Gửi hóa đơn và chứng từ thanh toán: Việc gửi các chứng từ nhanh hay chậm có ảnh hưởng đến việc thanh toán của khách hàng. Những sai sót trong việc thông báo đến khách hàng thường xuyên xảy ra nên kế toán có trách nhiệm kiểm tra lại giao dịch bằng cách gọi điện, gửi tin nhắn hay xác nhận mail.
Nhắc nhở việc thu nợ: Kế toán có trách nhiệm gọi điện thoại để nhắc nhở các đối tác nhằm đảm bảo thanh toán đúng hạn và không làm ảnh hướng đến mối quan hệ hợp tác đôi bên. Việc thực hiện cuộc gọi cần chủ động bằng điện thọai cố định của doanh nghiệp.
Những thông tin chia sẻ được nêu hi vọng giúp mọi người hiểu rõ receivable accountant là gì. Qua đó, chúng ta còn biết đây là vị trí công việc mang nhiều cơ hội việc làm với mức lương hấp dẫn, đáng để các bạn lựa chọn.